Ett starkt cv, en övertygande intervju och en god magkänsla kan kännas som tillräckliga skäl för att gå vidare med en kandidat. Men just där uppstår ofta en risk som gör rekryteringen osäker: olika kandidater kan ha bedömts utifrån olika kriterier. Att skapa objektiva urvalsbeslut handlar därför inte om att ta bort det mänskliga omdömet. Det handlar om att ge omdömet ett mer jämförbart och kvalitetssäkrat underlag.

För HR-chefer, rekryterare och linjechefer är frågan affärskritisk. En felrekrytering kostar tid, produktivitet och engagemang och kan även påverka förtroendet i teamet. Samtidigt behöver urvalet upplevas som rättvist, professionellt och relevant för den aktuella rollen. En strukturerad process skapar bättre förutsättningar för båda delarna.

Varför subjektiva bedömningar uppstår

Subjektivitet är sällan ett uttryck för bristande ambition. Tvärtom vill de flesta rekryterande chefer fatta välgrundade beslut. Problemet är att vi människor snabbt skapar oss helhetsintryck och att dessa intryck kan påverkas av sådant som inte alltid säger något om framtida arbetsprestation.

Likheter med den egna bakgrunden, ett tryggt sätt att uttrycka sig, en gemensam referens eller ett särskilt starkt första intryck kan få stort genomslag. En kandidat som är skicklig på att presentera sig kan framstå som mer lämpad än en person som egentligen har bättre förutsättningar att lyckas i arbetet. Intervjun kan ge värdefull information, men utan struktur blir den lätt mer av ett samtal än en konsekvent bedömning.

Det betyder inte att rekrytering ska reduceras till siffror. Rollen, verksamheten och den närmaste chefens förutsättningar spelar alltid in. Däremot behöver de kriterier som ska väga tungt vara definierade i förväg och bedömas på ett konsekvent sätt.

Skapa objektiva urvalsbeslut utifrån rollens verkliga krav

Objektivitet börjar inte med testet eller intervjun. Den börjar med en tydlig kravprofil. Om organisationen inte har en gemensam bild av vad rollen faktiskt kräver kommer varje bedömare att tolka lämplighet på sitt eget sätt.

En användbar kravprofil skiljer mellan det som är nödvändigt från första dagen och det som kan utvecklas över tid. För en arbetsledare på en produktionsanläggning kan exempelvis förmågan att skapa struktur, följa upp och fatta beslut under press vara central. För en säljroll kan relationsskapande, driv och uthållighet vara viktigare. En HR-strateg behöver ofta kunna växla mellan analys, integritet och samarbete med många intressenter.

Kravprofilen behöver omfatta mer än utbildning och tidigare titlar. Den bör också beskriva arbetsrelaterade beteenden, motivation, samarbete, problemlösning och de kognitiva krav som rollen ställer. När dessa faktorer har prioriterats går det att bedöma kandidaterna utifrån samma måttstock.

Det är viktigt att inte skapa en idealbild som ingen kandidat kan motsvara. Prioritera i stället ett begränsat antal kritiska framgångsfaktorer. För många kriterier gör processen svår att använda, medan för få kan innebära att viktiga risker förbises.

Översätt kraven till sådant som går att bedöma

Formuleringar som ”god ledarskapsförmåga” eller ”rätt personlighet” är för breda för att ge tydlig vägledning. Gör i stället kraven konkreta. Vad behöver personen kunna göra i vardagen? Hur märks det i arbetet när personen lyckas, och vilka beteenden skulle kunna skapa problem?

En chef som förväntas leda genom förändring behöver kanske kommunicera tydligt vid osäkerhet, hålla riktningen när prioriteringar ändras och kunna hantera motstånd utan att tappa relationer. Dessa delar går att undersöka både genom strukturerade intervjuer och med relevanta arbetspsykologiska bedömningar.

Kombinera metoder i stället för att leta efter en enda sanning

En väl genomförd urvalsprocess bygger sällan på en enda metod. Cv och erfarenhet visar vad kandidaten har gjort. Referenser kan bidra med exempel från tidigare arbetssituationer. En strukturerad intervju ger information om kandidatens erfarenheter, resonemang och konkreta beteenden. Arbetspsykologiska tester kan ge ytterligare kunskap om arbetssätt, styrkor och möjliga utvecklingsområden. Logiktest kan vara relevanta när rollen ställer höga krav på problemlösning och informationsbearbetning.

Värdet ligger i kombinationen. När flera relevanta källor pekar åt samma håll skapas ett starkare underlag för beslutet. När informationen skiljer sig åt får rekryteraren i stället ett tydligt underlag för fördjupning. En kandidat kan exempelvis ha mycket relevant erfarenhet men ett arbetssätt som inte motsvarar rollens krav på detaljfokus och uthållig uppföljning. Då bör nästa steg vara att undersöka hur personen har hanterat sådana krav tidigare, inte att automatiskt avfärda kandidaten.

Ett kvalitetssäkrat test ska användas som beslutsstöd, aldrig som en automatisk utslagsmekanism. Resultatet behöver tolkas i relation till kravprofilen, övriga bedömningsunderlag och den aktuella arbetsmiljön. Det kräver både kunskap om metoden och förståelse för verksamheten.

Gör intervjun jämförbar utan att göra den stel

Strukturerade intervjuer är ett av de mest praktiska sätten att minska godtycke. Det innebär att alla kandidater får samma kärnfrågor, kopplade till rollens viktigaste kriterier, och att svaren bedöms utifrån i förväg definierade nivåer.

Det finns fortfarande utrymme för följdfrågor. Skillnaden är att följdfrågorna ska hjälpa intervjuaren att förstå kandidatens konkreta agerande, inte leda samtalet mot det svar som intervjuaren hoppas få. Be kandidaten beskriva situationen, uppgiften, sitt agerande och resultatet. Fråga vad personen själv gjorde, vad som blev svårt och vad personen skulle göra annorlunda nästa gång.

Flera bedömare kan minska risken för att en persons preferenser får för stort genomslag, men bara om de gör individuella noteringar och bedömningar innan de diskuterar kandidaten tillsammans. Annars finns risken att den mest seniora eller mest övertygande personen påverkar hur resten av gruppen tolkar kandidaten.

Säkerställ kvalitet i testanvändningen

Alla verktyg som kallas personlighetstest håller inte samma kvalitet. Vid urval behöver organisationen granska om verktyget är relevant för arbetslivet, om det har dokumenterad reliabilitet och validitet samt om det finns en extern kvalitetsgranskning. DNV-certifiering enligt kriterier som ligger i linje med EFPA testgranskningsmodell är ett konkret exempel på extern kvalitetssäkring.

Lika viktigt är hur verktyget används. Testresultat bör återkopplas respektfullt och professionellt. Kandidaten behöver förstå syftet med bedömningen, hur informationen hanteras och vilken betydelse resultatet får i processen. Organisationen behöver också ha tydliga rutiner för samtycke, dataskydd och behörighet.

Med JobMatch Talent kan organisationer exempelvis jämföra kandidatens arbetsrelaterade egenskaper med en rollspecifik jämförelseprofil och få ett mer nyanserat underlag inför intervju, urval och utveckling. Förutsättningen är att användarna har rätt utbildning och kan tolka resultaten med precision. Certifiering är därför inte en formalitet, utan en del av kvaliteten i beslutsfattandet.

Följ upp besluten och lär av utfallet

Objektiva urvalsbeslut blir bättre när processen också utvärderas. Följ upp nyanställda efter sex och tolv månader. Nådde de förväntade resultat? Hur fungerar samarbetet? Vilka krav i profilen visade sig vara mest avgörande, och vilka hade mindre betydelse än ni trodde?

Det skapar en återkoppling mellan rekryteringen och verksamheten. Om organisationen upprepade gånger ser att framgångsrika medarbetare delar vissa arbetssätt eller förmågor kan kravprofilen förfinas. Om en faktor inte verkar ha något samband med arbetsprestation bör den inte fortsätta styra urvalet av gammal vana.

Samtidigt behöver uppföljningen vara nyanserad. Prestation påverkas inte bara av individens förutsättningar, utan också av introduktion, ledarskap, tydliga mål, arbetsbelastning och teamets förutsättningar. Ett urvalsbeslut kan vara välgrundat även om en rekrytering inte får önskat resultat i en bristfällig arbetsmiljö.

När kravprofil, intervju, test och uppföljning hänger ihop blir rekryteringen mindre beroende av vem som råkar sitta i rummet. Det ger kandidaterna en mer rättvis process och verksamheten bättre förutsättningar att hitta rätt person för rollen, med beslut som går att förklara, utveckla och stå för över tid.