En rekryterande chef säger ofta att hon får en bra känsla för kandidaten redan efter den första intervjun. Det kan mycket väl stämma. Men när ett rekryteringsbeslut påverkar teamets resultat, chefens tid, arbetsmiljön och kostnaden för en eventuell felrekrytering blir frågan om standardiserade tester eller magkänsla vid rekrytering betydligt viktigare än en fråga om personliga preferenser. Det handlar om vilket beslutsunderlag organisationen faktiskt kan lita på.

Magkänslan har en plats i professionella bedömningar. Erfarenhet kan hjälpa en chef att upptäcka nyanser, ställa bättre följdfrågor och bedöma hur en kandidat kommunicerar. Problemet uppstår när den subjektiva upplevelsen blir den huvudsakliga urvalsmetoden. Då blir det svårare att jämföra kandidater rättvist, motivera beslutet i efterhand och skilja relevanta observationer från omedvetna preferenser.

Standardiserade tester eller magkänsla – vad är skillnaden?

Magkänsla är i grunden en snabb och subjektiv tolkning. Den påverkas av intervjuarens erfarenhet, tidigare rekryteringar, personliga referensramar och situationen under intervjun.

Ibland leder den rätt. I andra fall förstärker den intryck som bygger på personliga likheter, social säkerhet eller en välutvecklad intervjuteknik, egenskaper som inte nödvändigtvis är avgörande för arbetsprestationen.

Ett standardiserat test bygger i stället på att kandidaterna bedöms utifrån samma förutsättningar. Samma frågor, svarsalternativ, poängsättning och tolkningsram används för samtliga kandidater i urvalsprocessen. Resultaten kan sedan relateras till en tydligt definierad kravprofil för den aktuella rollen.

Det innebär inte att ett test kan eller ska fatta rekryteringsbeslutet på egen hand.

Det innebär att organisationen får ett mer konsekvent underlag om arbetsrelaterade egenskaper, logisk förmåga eller andra relevanta faktorer.

Intervjun kan därefter användas där den gör störst nytta: för att undersöka erfarenhet, motivation, konkreta exempel och kandidatens förutsättningar att lyckas i rollen.

Skillnaden handlar alltså inte om mänskligt omdöme kontra teknik, utan om ostrukturerade bedömningar jämfört med metoder som går att kontrollera, jämföra och motivera.

Varför intervjun inte alltid ger en fullständig bild

Intervjun är en central del av rekryteringsprocessen, men den har välkända begränsningar när den används som enda urvalsmetod.

En kandidat kan vara mycket övertygande under ett samtal utan att ha de arbetssätt som krävs för att lyckas långsiktigt i rollen.

En annan kandidat kan vara mer eftertänksam, mindre verbal eller ovan vid intervjusituationer, men samtidigt ha hög uthållighet, god planeringsförmåga och förmågan att leverera resultat med hög kvalitet.

Vid rekrytering till en säljroll kan en chef exempelvis imponeras av kandidatens energi och sociala förmåga.

Men rollen kanske framför allt kräver struktur i säljarbetet, uthållighet efter avslag och förmågan att följa en definierad säljprocess.

Vid rekrytering av en platschef kan trygg och tydlig kommunikation väga tungt under intervjun, medan riskmedvetenhet, prioriteringsförmåga och konsekvent uppföljning kan vara minst lika avgörande i det dagliga arbetet.

När intervjuare saknar en gemensam struktur blir dessutom jämförelsen mellan kandidater osäker.

En kandidat får många frågor om ledarskap, medan en annan får mer tid att berätta om sin branscherfarenhet.

Efteråt minns intervjuaren ofta helhetsintrycket bättre än de konkreta exempel som faktiskt framkom.

Det är mänskligt, men det ger inte alltid ett tillräckligt tillförlitligt underlag för ett viktigt rekryteringsbeslut.

Vad tillför ett kvalitetssäkrat arbetspsykologiskt test?

Alla tester håller inte samma kvalitet.

Ett professionellt arbetspsykologiskt test behöver vara utvecklat för sitt syfte och ha dokumenterad vetenskaplig kvalitet, bland annat när det gäller validitet och reliabilitet.

Reliabilitet handlar om mätningens tillförlitlighet, stabilitet och precision.

Validitet handlar om huruvida testet mäter det som det är avsett att mäta och om resultaten är relevanta för exempelvis arbetsprestation eller arbetsrelaterade beteenden.

Oberoende kvalitetsgranskning är därför betydelsefull.

DNV-certifiering, baserad på kriterier som ligger i linje med EFPA modell för testgranskning, kan ge organisationer ett oberoende stöd för att bedöma ett tests vetenskapliga kvalitet och dokumentation.

Det ersätter inte kompetent användning, men kan minska risken för att rekryteringsbeslut bygger på testverktyg med svag eller oklar vetenskaplig grund.

Ett genomarbetat testresultat skapar också ett gemensamt språk för bedömningen.

I stället för att säga att en kandidat känns lite för försiktig kan rekryterande chef och HR diskutera mer specifika frågor.

Hur hanterar personen förändringar? Vilket arbetstempo föredrar personen? Hur benägen är kandidaten att ta egna initiativ, följa rutiner eller söka samarbete?

Därefter kan dessa frågor undersökas närmare i en strukturerad intervju och vägas mot kravprofilen.

Det är särskilt värdefullt när flera personer deltar i rekryteringsprocessen.

HR, rekryterande chef och en extern rekryterare kan ha olika perspektiv, men behöver fatta beslut utifrån samma bedömningsgrunder.

Ett standardiserat underlag gör diskussionen mer konkret och minskar risken för att den mest erfarna eller mest tongivande personen i gruppen får ett oproportionerligt stort inflytande över beslutet.

När är magkänslan fortfarande relevant vid rekrytering?

Att använda standardiserade tester innebär inte att bortse från professionell erfarenhet.

Tvärtom kan erfarenheten bli mer värdefull när den kombineras med ett tydligt och strukturerat beslutsunderlag.

En chef kan exempelvis reagera på något i kandidatens sätt att resonera eller beskriva tidigare situationer.

Det kan vara en viktig signal att undersöka vidare, men inte ett tillräckligt underlag för att dra en slutlig slutsats.

Magkänslan kan också uppmärksamma sådant som testet inte är avsett att mäta.

Kandidatens specifika branscherfarenhet, tillgänglighet, löneförväntningar, intresse för uppdraget och förståelse för verksamhetens aktuella utmaningar behöver bedömas genom dialog.

Detsamma gäller arbetsmiljön och organisationens förutsättningar.

En kravprofil behöver spegla arbetet som det faktiskt ser ut, inte en idealiserad bild av den perfekta medarbetaren.

Det finns alltså ingen motsättning där testet alltid har rätt och den mänskliga bedömningen alltid har fel.

Den professionella frågan är vilken information som ska väga tyngst i olika delar av processen och hur varje bedömningsmetod kan bidra med relevant underlag.

Börja med kravprofilen, inte med kandidaten

Ett arbetspsykologiskt test blir som mest användbart när det kopplas till en genomarbetad arbetsanalys.

Organisationen behöver tydliggöra vilka arbetsuppgifter, kompetenser och framgångsfaktorer som faktiskt kännetecknar rollen.

En lagerarbetare, en HR-strateg och en avdelningschef behöver inte samma arbetsrelaterade egenskaper, även om de arbetar inom samma organisation.

I praktiken innebär det att skilja mellan krav och önskemål.

Vilka egenskaper är nödvändiga för att kunna utföra arbetet? Vilka kan utvecklas efter anställningen? Vilka erfarenheter är verkligen avgörande, och vilka har blivit standardkrav av gammal vana?

Utan dessa frågor riskerar även ett välutvecklat test att användas för att kategorisera människor i stället för att fungera som ett relevant beslutsstöd.

Med en tydlig kravprofil kan organisationen jämföra kandidaterna mot uppdragets faktiska krav, snarare än mot personen som tidigare hade rollen eller intervjuarens egna arbetssätt.

Det skapar bättre förutsättningar för både träffsäkra rekryteringsbeslut och ett mer inkluderande urval.

Så skapar du en mer strukturerad rekryteringsprocess

För många organisationer behöver en bättre rekryteringsprocess inte vara mer komplicerad, bara mer konsekvent.

Börja med att definiera tydliga urvalskriterier och använd samma grundläggande screening för de kandidater som går vidare.

Komplettera därefter med ett relevant arbetspsykologiskt test och en strukturerad intervju där frågorna kopplas till kraven i rollen.

Testresultaten bör tolkas av personer med rätt utbildning och kompetens.

Certifiering i ett testverktyg ger inte bara kunskap om rapporter och skalor, utan också förståelse för metodens begränsningar, professionell återkoppling och etisk användning.

Det är viktigt även för kandidatupplevelsen.

Ett test ska inte fungera som ett svårbegripligt hinder, utan vara en professionell del av en tydlig och transparent rekryteringsprocess.

JobMatch Talent kan exempelvis användas för att ge ett fördjupat underlag om arbetsrelaterade egenskaper och hur dessa förhåller sig till en specifik kravprofil.

Tillsammans med strukturerade intervjuer, referenstagning och en relevant bedömning av tidigare erfarenhet ger resultaten ett bredare beslutsunderlag än någon enskild metod kan erbjuda.

Det är också värdefullt att följa upp genomförda rekryteringar.

Hur väl motsvarade den nyanställdes prestation och trivsel de ursprungliga bedömningarna efter sex eller tolv månader?

Vilka krav i profilen visade sig vara mest betydelsefulla?

Genom att analysera dessa resultat kan organisationen utveckla sina kravprofiler och förbättra rekryterande chefers förutsättningar att fatta välgrundade beslut över tid.

Rättvisa rekryteringsbeslut är också en affärsfråga

Standardiserade tester handlar inte enbart om vetenskaplig kvalitet. De handlar också om förtroende och rättvisa i rekryteringsprocessen.

Kandidater har bättre förutsättningar att acceptera en bedömning när de förstår kopplingen till rollen och upplever att processen är saklig och professionell.

De förväntar sig inte att varje rekryteringsbeslut ska vara positivt, men de har goda skäl att förvänta sig att bedömningen bygger på relevanta kriterier snarare än personliga likheter med intervjuaren.

För arbetsgivaren kan en mer strukturerad process minska risken för kostsamma felrekryteringar, otydliga beslut och interna diskussioner som saknar ett gemensamt faktaunderlag.

För den rekryterande chefen innebär det bättre stöd både vid valet av kandidat och under den efterföljande introduktionen.

Testresultaten kan också ge värdefulla insikter om hur en ny medarbetare bäst får förutsättningar att lyckas i sin roll.

Standardiserade tester och professionellt omdöme ger bättre beslutsunderlag

Det mest professionella valet är sällan att helt ersätta magkänslan.

Det handlar i stället om att ge den rätt funktion: som en anledning att ställa fler frågor, inte som det enda svaret.

När professionell erfarenhet kombineras med standardiserade, kvalitetssäkrade tester och strukturerade intervjuer blir det lättare att se bortom det första intrycket.

Det skapar bättre förutsättningar för att jämföra kandidater rättvist, förstå deras arbetsrelaterade styrkor och fatta välgrundade rekryteringsbeslut.

Standardiserade tester och mänskligt omdöme behöver inte konkurrera. Rätt använda kompletterar de varandra och hjälper organisationen att identifiera rätt kompetens för rätt roll.