En rekryterande chef beskriver ofta sin önskekandidat som en ”självgående lagspelare med driv”. Det kan låta tydligt, men två chefer kan lägga helt olika innebörd i samma formulering. Att bygga kandidatprofiler för specifika roller handlar därför inte om att beskriva en idealisk kandidat. Det handlar om att översätta verksamhetens faktiska behov till tydliga, relevanta och möjliga att bedöma krav.

När kraven är otydliga blir intervjun lätt en bedömning av personkemi, igenkänning och välformulerade svar. När kraven är för generella riskerar ni dessutom att välja kandidater som passar in i organisationen generellt, men inte nödvändigtvis motsvarar rollens ansvar, arbetsvillkor och prestationskrav. En väl genomarbetad kandidatprofil ger ett gemensamt språk för chef, HR och rekryterare – före, under och efter urvalet.

Vad är en kandidatprofil och vad ska den innehålla?

En kandidatprofil ska hjälpa er att besvara en central fråga: vilka arbetsrelaterade förutsättningar behöver en person ha för att lyckas i just den här rollen och i den här arbetsmiljön? Svaret är sällan en lång lista över positiva egenskaper. Det handlar i stället om att prioritera de krav som har tydligast koppling till arbetsprestation och förmågan att fungera väl i rollen över tid.

En platschef kan exempelvis behöva fatta beslut med begränsad information, skapa struktur i en föränderlig vardag och få flera yrkesgrupper att arbeta mot samma mål. En ekonomispecialist kan i stället behöva uthållighet i detaljarbete, hög noggrannhet och integritet även under tidspress. Båda rollerna kräver ansvarstagande, men hur det kommer till uttryck och vilken betydelse det har i det dagliga arbetet skiljer sig åt.

Kandidatprofilen bör därför ta hänsyn till både arbetsuppgifter, arbetssituation och förväntade resultat. Vad ska personen leverera? Vilka beslut ska fattas? Vilken typ av samarbete krävs? Vilka situationer är mest krävande? Och vilka blir konsekvenserna om personen inte fungerar väl i rollen? Den sista frågan är ofta särskilt värdefull eftersom den synliggör vilka risker som faktiskt behöver hanteras i urvalet.

Så bygger du kandidatprofiler för specifika roller

Arbetet bör börja med en strukturerad arbetsanalys, inte med en tidigare platsannons. Samla den rekryterande chefen, HR och gärna en eller två personer som känner arbetet väl. Om rollen är ny kan ni även involvera interna beställare eller andra personer som påverkas av rollens resultat.

Börja med kritiska arbetssituationer

Be gruppen beskriva konkreta situationer där rollen har stor betydelse för resultatet. Det kan vara när en säljare behöver återupprätta en svag kundrelation, när en chef behöver hantera motstridiga prioriteringar eller när en lagerledare ska säkerställa kvalitet trots högt arbetstempo. Fråga vad en person som lyckas väl i rollen gör i dessa situationer, vilka avvägningar som krävs och vilka beteenden som riskerar att leda till sämre resultat.

Den typen av samtal är mer användbar än att fråga vilka egenskaper som önskas. Den flyttar fokus från generella etiketter till observerbara handlingar. ”Kommunikativ” kan exempelvis innebära att kunna förklara komplex information, ge tydlig återkoppling, förhandla eller skapa arbetsro i ett team. Det är olika krav och bör inte bedömas som om de vore samma sak.

Skilj på krav, meriter och önskemål

Nästa steg är att sortera materialet. Formella krav, som legitimation, språkkunskaper eller viss erfarenhet, är ofta enkla att kontrollera. Kompetenskraven beskriver vilka kunskaper, färdigheter och förmågor som är viktiga för rollen. Arbetsrelaterade egenskaper beskriver däremot hur personen tenderar att agera i förhållande till arbetsuppgifter, samarbete, struktur, förändring och ansvar.

Här krävs en viktig avvägning. En alltför snäv kandidatprofil kan utesluta personer som skulle kunna prestera mycket väl i rollen. En alltför bred profil ger däremot svagt stöd i urvalet. Prioritera därför ett begränsat antal faktorer som är avgörande för rollen och tydliggör vad som kan utvecklas efter anställning. Allt som är positivt eller önskvärt behöver inte vara ett krav i rekryteringen.

Definiera vilken nivå rollen kräver

Det räcker sällan att konstatera att en viss egenskap eller kompetens är viktig. Ni behöver också definiera vilken nivå eller vilket beteendemönster som passar den aktuella rollen.

Hög social drivkraft kan exempelvis vara värdefull i en roll med stort fokus på nykundsbearbetning, medan en roll med djup analys och långa koncentrationspass kan ställa större krav på koncentration, uthållighet och självständigt arbete. Stor flexibilitet kan vara en tillgång i en entreprenöriell verksamhet, men kan behöva balanseras med förmågan att följa etablerade processer i en starkt reglerad miljö.

En väl genomarbetad kandidatprofil tar hänsyn till sådana skillnader. Målet är inte maximala värden på alla egenskaper eller förmågor, utan att identifiera en kombination som passar den aktuella rollen och arbetssituationen.

Koppla kandidatprofilen till rätt bedömningsmetoder

En kandidatprofil skapar verkligt värde först när den används konsekvent i rekryteringsprocessen. Varje prioriterat krav bör kopplas till en bedömningsmetod som ger relevant information.

Formella krav kan kontrolleras i ansökan. Erfarenhet, kunskaper och färdigheter kan bedömas genom strukturerade intervjuer, arbetsprov eller case. Arbetsrelaterade egenskaper och vissa förmågor kan bedömas med kvalitetssäkrade arbetspsykologiska tester.

JobMatch Talent kan i detta sammanhang användas för att jämföra kandidatens arbetsrelaterade profil med en rollspecifik jämförelseprofil som en del av ett större beslutsunderlag. Bedömningen bör aldrig reduceras till en färgkod eller en enda totalsiffra. Resultatet behöver tolkas av personer med rätt kompetens, vägas samman med övrig information och följas upp med relevanta intervjufrågor.

Kvaliteten stärks också när samma krav bedöms på ett likvärdigt sätt för alla kandidater. Det gör det lättare att förklara varför en kandidat går vidare eller inte och bidrar samtidigt till att alla kandidater bedöms utifrån samma kriterier.

Undvik att bygga kandidatprofilen på en enda person

En vanlig fallgrop är att skapa kandidatprofilen utifrån den person som tidigare har lyckats bäst i rollen. Den personen kan vara mycket skicklig, men framgången kan bero på erfarenhet, kundnätverk, ett särskilt team eller andra förutsättningar som inte längre finns. Dessutom kan personer med olika arbetsrelaterade egenskaper prestera väl i samma roll.

Använd därför högpresterande medarbetare som en informationskälla bland flera, inte som facit. Jämför gärna personer som lyckas på olika sätt och undersök vad de har gemensamt i sina arbetsbeteenden. Komplettera bilden med chefens förväntningar, verksamhetens mål och de konkreta situationer som rollen kommer att möta framöver.

En annan fallgrop är att likställa kulturpassning med att människor ska vara lika. Ett välfungerande samarbete kräver inte att alla tänker, kommunicerar eller arbetar på samma sätt. Fråga i stället vilka gemensamma beteenden som är nödvändiga för att organisationens arbetssätt ska fungera – exempelvis ansvarstagande vid överlämningar, respekt i kunddialoger eller förmågan att ta emot återkoppling.

Följ upp träffsäkerheten efter rekryteringen

En kandidatprofil bör följas upp och utvecklas över tid, inte låsas som ett statiskt dokument i rekryteringssystemet. Följ upp hur väl nyanställda kommer in i rollen, vilka delar av urvalet som visade sig vara mest relevanta och vilka krav ni eventuellt överskattade eller underskattade. Gör uppföljningen efter en rimlig tid, när personen faktiskt har haft möjlighet att utföra arbetet.

Uppföljningen behöver inte vara komplicerad. Jämför förväntad och faktisk prestation, chefens observationer, behov av introduktion och orsaker till eventuella tidiga avhopp. Om flera chefer använder samma kandidatprofil blir det särskilt viktigt att säkerställa att kraven tolkas på samma sätt. Det som en chef beskriver som initiativförmåga kan en annan exempelvis uppfatta som bristande förankring.

När kandidatprofilen ses över regelbundet blir den ett praktiskt verktyg i stället för en engångsprodukt. Den kan även användas vid introduktion, utvecklingssamtal och intern rörlighet eftersom den tydliggör vad framgång i rollen faktiskt innebär.

En bra kandidatprofil försöker inte beskriva den perfekta människan. Den tydliggör vad rollen faktiskt kräver, gör urvalet mer jämförbart och ger rekryterande chef ett bättre underlag för att välja den kandidat som har rätt förutsättningar att lyckas i rollen.