En intervju kan ge ett positivt intryck av en kandidat, men den visar inte alltid hur personen kommer att fungera i den aktuella rollen. När flera sökande har liknande erfarenheter och kvalifikationer finns en risk att rekryteringsbeslutet påverkas mer av magkänsla och personkemi än av en strukturerad bedömning.

Digitala bedömningar vid rekrytering kan hjälpa HR och rekryterande chefer att fatta mer välgrundade beslut. Genom att komplettera intervjuer och CV med kvalitetssäkrade tester får organisationen ett bredare och mer jämförbart underlag för att bedöma kandidaternas arbetsrelaterade egenskaper och förmågor.

Att införa digitala bedömningar handlar därför inte bara om att effektivisera rekryteringsprocessen. Det handlar framför allt om att skapa en mer strukturerad, konsekvent och rättvis bedömning av vilka kandidater som har förutsättningar att lyckas i rollen.

Rätt använda kan digitala tester ge värdefull information om kandidaternas styrkor, utvecklingsområden och förmåga att möta arbetets krav. Men för att resultaten ska vara användbara behöver bedömningarna vara relevanta för tjänsten, hålla god vetenskaplig kvalitet och tolkas tillsammans med andra urvalsmetoder.

Vad är digitala bedömningar vid rekrytering?

Digitala bedömningar är tester och andra strukturerade bedömningsmetoder som genomförs elektroniskt för att ge information om kandidaters arbetsrelaterade egenskaper, kunskaper och förmågor.

De kan användas för att bedöma olika aspekter av en kandidats förutsättningar att utföra ett arbete, beroende på vilka krav tjänsten ställer.

Vanliga typer av digitala bedömningar är:

• Arbetspsykologiska tester: Ger information om arbetsrelaterade beteendemönster, drivkrafter, samarbetsförmåga och andra egenskaper som kan ha betydelse för arbetsprestationen.
• Logiktest: Mäter exempelvis förmågan att identifiera samband, bearbeta information och lösa nya problem.
• Språktest: Bedömer språkliga färdigheter som är relevanta för arbetsuppgifter, kommunikation eller säkerhet.
• Digitala screeningtester: Kan användas för att bedöma vissa grundläggande krav tidigt i rekryteringsprocessen.

Vilken typ av bedömning som är mest relevant beror på tjänstens innehåll och vilken information organisationen behöver för att kunna fatta ett välgrundat rekryteringsbeslut.

Ett digitalt test är alltså inte värdefullt enbart för att det är enkelt att genomföra. Det måste också mäta något som faktiskt har betydelse för den aktuella rollen.

Börja med en tydlig kravprofil

Ett av de vanligaste misstagen när organisationer inför digitala bedömningar är att välja test innan de har definierat vad tjänsten kräver.

Risken är då att testresultaten blir intressanta, men inte nödvändigtvis relevanta för rekryteringsbeslutet.

En bedömning ska inte avgöra vem som är bäst i allmänhet. Den ska bidra till att identifiera vem som har bäst förutsättningar att lyckas i det aktuella arbetet, med de arbetsuppgifter, förväntningar och förhållanden som gäller.

Därför bör varje rekrytering börja med en arbetsanalys och en tydlig kravprofil.

För en platschef kan det exempelvis vara viktigt att kunna prioritera, samordna medarbetare, fatta beslut under press och följa upp resultat.

För en säljare kan relationsskapande, uthållighet, målfokus och förmågan att anpassa kommunikationen efter kunden vara mer betydelsefulla.

För en lagerarbetare kan noggrannhet, säkerhetsmedvetenhet, arbetstempo och förmågan att följa rutiner vara centrala.

När dessa krav är tydligt definierade blir det också lättare att avgöra vilka digitala bedömningar som kan tillföra värde.

En arbetspsykologisk bedömning kan exempelvis vara relevant när organisationen behöver förstå kandidatens arbetsrelaterade beteenden och drivkrafter.

Ett logiktest kan vara användbart när rollen kräver analytiskt tänkande, problemlösning eller förmågan att snabbt sätta sig in i ny information.

Ett språktest kan vara motiverat när goda kunskaper i ett visst språk är avgörande för arbetsuppgifterna, kundkontakten eller säkerheten.

Utgångspunkten ska alltid vara arbetets faktiska krav, inte vilka tester som råkar finnas tillgängliga.

Välj digitala tester med dokumenterad kvalitet

Att ett test är digitalt innebär inte automatiskt att det är vetenskapligt tillförlitligt.

Marknaden omfattar allt från enkla personlighetstest till avancerade arbetspsykologiska bedömningsverktyg. Därför behöver HR och rekryterande chefer kunna skilja mellan tester som främst är avsedda för självreflektion och sådana som är utvecklade för professionell användning vid rekrytering.

När resultaten ska ligga till grund för viktiga anställningsbeslut behöver organisationen ställa krav på testernas vetenskapliga kvalitet.

Tre centrala områden är validitet, reliabilitet och normering.

Validitet och reliabilitet

Validitet handlar om i vilken utsträckning testet mäter det som det är avsett att mäta och om resultaten är relevanta för den bedömning som ska göras.

Reliabilitet handlar om hur tillförlitlig, stabil och precis mätningen är.

Båda är viktiga.

Ett test kan ge konsekventa resultat men ändå mäta egenskaper som har begränsad betydelse för arbetsprestationen. Ett annat test kan vara inriktat på en relevant förmåga men ge så varierande resultat att det blir svårt att dra tillförlitliga slutsatser.

Normgrupper och jämförelseunderlag

Normgrupper används för att sätta en kandidats testresultat i relation till resultaten hos en relevant jämförelsegrupp.

Det kan hjälpa rekryteraren att förstå vad ett visst resultat innebär och hur det bör tolkas.

Det är viktigt att jämförelsegruppen är lämplig för testets syfte och den målgrupp som bedöms.

Ett resultat över eller under genomsnittet innebär däremot inte automatiskt att en kandidat är mer eller mindre lämpad för en viss tjänst. Resultatet behöver alltid relateras till kravprofilen.

Oberoende kvalitetsgranskning

Oberoende kvalitetsgranskning kan ge ytterligare trygghet vid valet av digitala bedömningsverktyg.

DNV certifiering av arbetspsykologiska tester, som bygger på kriterier i linje med EFPA modell för testgranskning, är ett exempel på en sådan kvalitetsindikator.

En oberoende granskning innebär att testets dokumentation och vetenskapliga egenskaper har bedömts utifrån fastställda kriterier, i stället för att organisationen enbart behöver förlita sig på leverantörens egna uppgifter.

Det är också viktigt att säkerställa att testet är utvecklat för arbetslivet och att resultaten kan användas på ett relevant sätt i den aktuella rekryteringen.

Så inför du digitala bedömningar i rekryteringsprocessen

För att digitala bedömningar ska fungera behöver organisationen bestämma när, hur och varför de ska användas.

Det finns ingen modell som passar alla rekryteringar. Upplägget behöver anpassas efter tjänstens krav, antalet kandidater och vilken information som behövs i olika delar av processen.

1. Bestäm när bedömningen ska genomföras

Tidpunkten påverkar både rekryteringens effektivitet och kandidatens upplevelse.

Vid högvolymsrekrytering kan en kortare digital screening vara användbar tidigt i processen. Den kan bidra till en mer konsekvent bedömning av grundläggande krav och minska behovet av manuellt arbete i det första urvalet.

Vid chefsrekrytering och specialistrekrytering kan det däremot vara mer lämpligt att först bedöma grundläggande erfarenhet, kvalifikationer och motivation.

En fördjupad arbetspsykologisk bedömning kan sedan användas när organisationen behöver jämföra ett mindre antal slutkandidater.

Att låta samtliga sökande genomföra omfattande tester tidigt i processen är inte alltid motiverat. Det kan kräva onödigt mycket tid av kandidaterna och påverka deras upplevelse negativt.

2. Informera kandidaterna tydligt

Kandidater ska förstå varför en digital bedömning används och hur resultaten kommer att påverka rekryteringsprocessen.

Informera därför om testets syfte, ungefärlig tidsåtgång, hur resultaten används, vilka som får tillgång till informationen och hur återkopplingen går till.

Tydlig kommunikation minskar osäkerheten och visar respekt för kandidatens tid.

Det är också viktigt att hanteringen av personuppgifter följer gällande dataskyddsregler.

3. Säkerställ rättvisa och tillgängliga förutsättningar

En digital bedömning behöver vara praktiskt tillgänglig för de kandidater som förväntas genomföra den.

Instruktionerna ska vara begripliga, den tekniska lösningen ska fungera på relevanta enheter och det ska finnas möjlighet till skäliga anpassningar när sådana behövs.

Rättvisa innebär inte nödvändigtvis att alla kandidater genomför ett test under exakt identiska förhållanden.

Det viktiga är att bedömningen ger kandidaterna rimliga och likvärdiga möjligheter att visa de förmågor som är relevanta för arbetet.

Onödiga tekniska, språkliga eller praktiska hinder bör inte påverka testresultatet.

4. Kombinera testresultaten med andra urvalsmetoder

Digitala bedömningar ska fungera som beslutsstöd, inte som ett facit.

Resultaten behöver vägas samman med strukturerade intervjuer, relevant yrkeserfarenhet, arbetsprov, referenstagning och formella kvalifikationer.

En kandidat kan exempelvis ha mycket god analytisk förmåga men sakna andra viktiga förutsättningar för rollen.

En annan kandidat kan ha ett lägre resultat på ett enskilt test men samtidigt besitta erfarenheter eller arbetsrelaterade egenskaper som är särskilt betydelsefulla för tjänsten.

Det är därför viktigt att inte ge enskilda testvärden större betydelse än vad arbetets krav och testets vetenskapliga underlag motiverar.

Det är helhetsbedömningen som ska ligga till grund för rekryteringsbeslutet.

Tolka digitala bedömningar på rätt sätt

Ett testresultat är en informationskälla, inte en fullständig beskrivning av en människa.

Det kan ge värdefulla insikter om hur en kandidat sannolikt arbetar, vilka styrkor personen kan bidra med och vilka situationer som kan innebära utmaningar.

Men resultaten behöver alltid tolkas i relation till den aktuella tjänsten.

En person som föredrar tydliga strukturer kan exempelvis fungera mycket väl i en verksamhet där noggrannhet och etablerade rutiner är viktiga.

Samma arbetssätt kan innebära andra förutsättningar i en roll där arbetsuppgifterna förändras snabbt och medarbetaren förväntas fatta självständiga beslut med begränsad information.

Det innebär inte att kandidaten automatiskt är olämplig för den senare rollen. Däremot kan resultatet ge anledning att undersöka hur personen tidigare har hanterat liknande situationer.

Rätt kompetens krävs för professionell tolkning

Den som tolkar fördjupade arbetspsykologiska testresultat behöver ha relevant utbildning och kompetens.

För vissa testverktyg krävs även certifiering.

Utbildade testanvändare behöver förstå hur olika skalor fungerar, hur resultat kan samverka och vilken osäkerhet som finns i mätningen.

De behöver också kunna skilja mellan välgrundade slutsatser och antaganden som går längre än vad testet faktiskt visar.

Det minskar risken för övertolkning och bidrar till en mer konsekvent och professionell bedömning.

JobMatch Talent är ett exempel på ett arbetspsykologiskt bedömningsverktyg som kan användas tillsammans med rollspecifika jämförelseprofiler.

Genom att relatera kandidatens resultat till en definierad kravprofil kan rekryteraren och den rekryterande chefen få ett mer konkret underlag för att diskutera styrkor, utvecklingsområden och frågor som behöver undersökas närmare.

Det kan exempelvis handla om vilka egenskaper som är avgörande för att lyckas i rollen, vilka förmågor som kan utvecklas och vilka situationer kandidaten behöver kunna hantera.

Skapa en positiv kandidatupplevelse

Hur digitala bedömningar presenteras och följs upp påverkar kandidatens upplevelse av rekryteringsprocessen.

En kandidat som förstår varför ett test används och hur resultatet är relevant för tjänsten har bättre förutsättningar att uppleva processen som saklig och professionell.

Återkopplingen bör därför vara tydlig, respektfull och anpassad efter rekryteringens omfattning.

Vid mer kvalificerade rekryteringar kan ett individuellt återkopplingssamtal ge kandidaten möjlighet att förstå resultaten och ställa frågor.

Vid högvolymsrekrytering kan en mer standardiserad återkoppling vara praktiskt nödvändig.

Oavsett form bör återkopplingen undvika kategoriska omdömen om kandidatens personlighet eller framtida möjligheter.

Även den som inte erbjuds tjänsten ska kunna uppleva att bedömningen har genomförts på ett genomtänkt och rättvist sätt.

En professionell kandidatupplevelse stärker organisationens trovärdighet och bidrar till ett positivt arbetsgivarvarumärke.

Förankra digitala bedömningar hos rekryterande chefer

För att digitala bedömningar ska skapa verkligt värde behöver de bli en naturlig del av organisationens rekryteringsarbete.

Det räcker inte att HR inför ett nytt testverktyg. Rekryterande chefer behöver också förstå varför bedömningarna används, vilken information de ger och hur resultaten ska påverka beslutsprocessen.

Om testerna uppfattas som ett administrativt moment vid sidan av rekryteringen finns en risk att resultaten läses för sent, används inkonsekvent eller helt förbises.

Därför behöver organisationen skapa en tydlig arbetsprocess.

Det bör framgå när bedömningar ska användas, vem som ansvarar för genomförandet, vem som tolkar resultaten och hur informationen ska dokumenteras och vägas in i beslutet.

Det är också viktigt att bestämma hur resultaten ska användas för att formulera relevanta följdfrågor.

Om en bedömning exempelvis tyder på att kandidaten har en låg preferens för struktur behöver det inte innebära ett automatiskt bortval.

I stället kan rekryteraren undersöka hur kandidaten tidigare har arbetat med planering, prioriteringar och kvalitet.

På så sätt används testresultatet för att fördjupa bedömningen i stället för att förenkla den.

Följ upp och utveckla rekryteringsprocessen

En viktig del av att införa digitala bedömningar är att följa upp hur väl de fungerar över tid.

Organisationen kan exempelvis undersöka hur nyanställda utvecklas under introduktionen, hur de presterar efter sex eller tolv månader och om de krav som identifierades i rekryteringen visade sig vara relevanta.

Det är också värdefullt att följa upp om bedömningarna används på ett konsekvent sätt mellan olika avdelningar och rekryterande chefer.

Om vissa kravprofiler återkommande visar sig vara mindre relevanta kan de behöva justeras.

Om testresultat ofta leder till missförstånd eller olika tolkningar kan organisationen behöva stärka utbildningen eller förtydliga sina rutiner.

Uppföljningen bör bygga på tydliga, arbetsrelaterade kriterier och genomföras med hänsyn till kandidaternas och medarbetarnas personuppgifter.

Genom att regelbundet utvärdera processen kan organisationen förbättra både kvaliteten och effektiviteten i framtida rekryteringar.

Digitala bedömningar ger bättre rekryteringsbeslut när de används rätt

Att införa digitala bedömningar vid rekrytering handlar inte om att ersätta det mänskliga omdömet med teknik.

Det handlar om att ge HR och rekryterande chefer bättre förutsättningar att fatta välgrundade beslut.

När digitala tester väljs utifrån tydliga kravprofiler, håller dokumenterad vetenskaplig kvalitet och kombineras med andra relevanta urvalsmetoder kan de bidra till mer strukturerade, jämförbara och rättvisa bedömningar.

De kan också effektivisera rekryteringsprocessen, skapa bättre förutsättningar för professionell återkoppling och ge organisationen ett mer konsekvent arbetssätt.

Digitala bedömningar vid rekrytering skapar störst värde när de hjälper organisationen att ställa bättre frågor, förstå kandidaternas förutsättningar och fatta beslut utifrån arbetets faktiska krav.

Då blir de inte bara ytterligare ett steg i rekryteringsprocessen, utan ett värdefullt stöd för att identifiera rätt kompetens och ge nya medarbetare bästa möjliga förutsättningar att lyckas.