4 juni 2024

Vad innebär det att vara strukturerad?

Vad är strukturerad?

Tillhör du dem som förknippar arbetsstruktur med att sitta vid skrivbordet och hålla på med administration? Då kanske det är dags att tänka om. Att vara idérik och snabb, samtidigt som struktur saknas, är verkligen en väg att gå för att bli överbelastad. Att hålla saker i huvudet och packa sitt arbetsminne fullt, är ett effektivt sätta att köra slut på sin energi. Utan struktur tenderar måsten, ”borden”, tankar och idéer att cirkulera planlöst och de kommer in i vårt synfält och stör lite när som helst. Kanske särskilt när vi kopplar av eller när vi ska somna på kvällen. Här ska vi inte gå in på stressen som det kan medföra.

Men det går åt energi till att komma ihåg saker som inte har landat i hårddisken. Betrakta därför din arbetsstruktur som en hårddisk, där allt lagras utan ansträngning och du kan plocka fram det vid behov.

Hur arbetar man strukturerat?

Att ha arbetsstruktur innebär att skapa och upprätthålla en organiserad och systematisk metod för att utföra arbetsuppgifter. Det handlar om att planera, prioritera och utföra arbetet på ett effektivt och målinriktat sätt. Här är några viktiga aspekter av vad det innebär att ha arbetsstruktur:

1. Planering

Planering är grunden för en god arbetsstruktur. Detta inkluderar att sätta upp långsiktiga och kortsiktiga mål, skapa detaljerade planer för hur dessa mål ska uppnås och identifiera vilka resurser som behövs. Planeringen hjälper till att bryta ner stora projekt i mindre, hanterbara steg och att förutse eventuella hinder och hur de ska övervinnas.

2. Prioritering

Prioritering innebär att avgöra vilka arbetsuppgifter som är viktigast och mest tidskritiska. Genom att prioritera kan man fokusera sin tid och energi på de uppgifter som har störst inverkan på målen. Detta inkluderar att göra en att-göra-lista, rangordna uppgifterna efter vikt och brådska och delegera uppgifter när det är lämpligt.

3. Tidsplanering

Effektiv tidsplanering är avgörande för att upprätthålla arbetsstruktur. Detta innebär att schemalägga arbetsuppgifter, sätta deadlines och använda kalendrar eller digitala verktyg för att hålla koll på möten och viktiga datum. Tidsplanering hjälper till att minimera prokrastinering och säkerställer att arbetet slutförs i tid.

4. Organisation

Organisation handlar om att hålla arbetsplatsen och arbetsverktygen i ordning. Detta kan inkludera att ha ett välorganiserat skrivbord, använda filsystem för att hålla reda på dokument och använda digitala verktyg för att hantera information och kommunikation. En organiserad arbetsmiljö kan minska stress och öka produktiviteten.

5. Uppföljning och utvärdering

En viktig del av arbetsstruktur är att regelbundet följa upp och utvärdera sitt arbete. Detta innebär att granska framstegen mot uppsatta mål, identifiera vad som fungerar bra och vad som kan förbättras, och göra justeringar vid behov. Regelbunden uppföljning hjälper till att hålla arbetet på rätt spår och att kontinuerligt förbättra arbetsmetoderna.

6. Flexibilitet

Även om en strukturerad arbetsmetod är viktig, är det också nödvändigt att vara flexibel och kunna anpassa sig till förändringar och oväntade utmaningar. Detta innebär att vara beredd att omprioritera uppgifter, justera planer och hitta kreativa lösningar när saker inte går som planerat.

Jobmatch

Jobmatch Talent är ett utmärkt arbetsrelaterat testverktyg där man bland annat kan utläsa hur naturligt det är för testtagaren att agera strukturerat.

Varför är det viktigt med struktur?

Att ha en tydlig arbetsstruktur har många fördelar, inklusive ökad produktivitet, minskad stress och bättre arbetsbalans. Det hjälper till att skapa en känsla av kontroll och förutsägbarhet i arbetet, vilket kan leda till högre arbetstillfredsställelse och bättre resultat.

Sammanfattningsvis innebär arbetsstruktur att man har en genomtänkt och systematisk metod för att hantera sina arbetsuppgifter, vilket hjälper till att uppnå mål på ett effektivt och organiserat sätt.